ثبت سفارش بازرگانی
ثبت سفارش بازرگانی خارجی به معنای انجام مراحل لازم برای درخواست یا خرید کالا یا خدمات از یک تامین‌کننده خارجی است. این مهم، شامل مراحل انتخاب محصول، توافق بر شرایط معامله، تعیین تعداد و مشخصات، تهیه مدارک و اسناد مورد نیاز، ارسال درخواست به مراجع مرتبط برای اخذ مجوزها و در نهایت تایید سفارش توسط سازمان صنعت، معدن و تجارت است. این فرآیند باعث ایجاد تعهدات تجاری و حقوقی میان طرفین می‌شود و به تأمین کالاها یا خدمات مورد نیاز کمک می‌کند.
ثبت سفارش، مرحله‌ای مهم در فرآیند واردات کالاهای خارجی است که به منظور اخذ مجوز ورود کالاها به کشور، از طریق سیستم وزارت بازرگانی انجام می‌شود.
برای ثبت سفارش معمولاً به اطلاعات زیر نیاز دارید: اطلاعات تماس شما و تامین‌کننده، نام و مشخصات کالا، تعداد، قیمت، شرایط پرداخت، شرایط حمل و نقل، مشخصات فنی (در صورت لزوم)، مدارک و اسناد مورد نیاز (مانند گواهی‌نامه‌ها، گواهی‌های بهداشتی، مجوزهای واردات و...).
راهنمای مختصر گام به گام برای واردات کالای تجاری:
گام اول: اخذ شماره بازرگانی (کارت بازرگانی)
این مرحله اولیه و مهم، نیازمندی‌های شما را برای شروع واردات تایید می‌کند.
گام دوم: شناخت کالا
ترکیبات کالا و نمونه‌ای از آن را شناسایی کنید. این اطلاعات برای تعیین تعرفه کالا اساسی است. همچنین تصمیم بگیرید که آیا خودتان ترخیص کالا را انجام خواهید داد یا از ترخیص کارشناس گمرکی استفاده خواهید کرد.
گام سوم: کشور مبدأ:
کشوری که کالا از آن وارد می‌شود را مشخص کنید. این به معنای مشخص‌کردن اجزایی است که از کجا به دست می‌آید و کجا تولید می‌شود.
گام چهارم: کالاهای مجاز
اطمینان حاصل کنید که کالاهایی که قصد واردات دارید، در فهرست کالاهای ممنوعه نیستند.
گام پنجم: مجوزها و محدودیت‌ها
مطمئن شوید که آیا کالای مورد نظر نیاز به هر گونه مجوز یا محدودیت از سازمان‌های دولتی دارد یا خیر. لطفاً توجه داشته باشید که هر کشور ممکن است مقررات و فرآیندهای واردات خود را داشته باشد، لذا بهتر است قبل از شروع به هر کاری، مقررات مربوطه را دقیقاً بررسی کنید.
مراحل ثبت سفارش کالا
1- دریافت کد تعرفه کالا :
مجموعه‌ای از قوانین و مقررات که تعیین می‌کنند چگونه مالیات‌ها، معافیت‌ها و دیگر هزینه‌ها برای واردات یا صادرات کالاها محاسبه می‌شوند. برای دریافت تعرفه کالای مورد نظر، شما باید به سامانه‌ها و مراجع مختص به گمرک و تجارت خودتان مراجعه کرده و با توجه به کد کالا (HS Code) و نوع کالا، میزان مالیات‌ها و سایر هزینه‌های مرتبط را دریافت کنید. این موارد ممکن است بسته به کشور و قوانین مربوطه متفاوت باشد.
2- فاکتور فروش یا پروفرما :
اخذ پروفرما از فروشنده به معنای درخواست و تقاضای خریدار از فروشنده برای تأیید جزئیات معامله و ثبت تعهدات مالی و قراردادی است. در این فرآیند، خریدار درخواست ارسال پروفرما یا پیش‌فاکتور را به فروشنده ارائه می‌دهد تا تفاصیل معامله از جمله قیمت، شرایط پرداخت، تاریخ تحویل و شرایط معامله را تایید و ارسال کند.
3- تکمیل فرم ثبت سفارش کالا به صورت الکترونیکی :
پر کردن و ارسال اطلاعات مورد نیاز برای خرید یا واردات کالا یا خدمات به صورت آنلاین است. این روش برای تسریع فرآیند و کاهش نیاز به ملاقات حضوری و استفاده از مدارک کاغذی استفاده می‌شود. فرآیند تکمیل فرم ثبت سفارش به صورت الکترونیکی به شکل زیر است:
از طریق ورود به سامانه آنلاین مرتبط با معامله، می‌توانید محصول یا خدمت مورد نیازتان را انتخاب کنید. سپس مشخصات دقیق محصول از جمله نام، مشخصات فنی و تعداد را وارد کرده و در صورت لزوم، اطلاعات تامین‌کننده را نیز ثبت نمایید. شرایط معامله از جمله شرایط پرداخت و تحویل را مشخص کنید. همچنین، اطلاعات تماس شما برای ارتباط در آینده و ارسال درخواست‌های تکمیلی نیز وارد می‌شود. اگر مدارکی مانند گواهی‌نامه‌ها یا مجوزها نیاز است، آن‌ها را به فرم، الحاق کرده و در نهایت اطلاعات را بررسی کرده و فرم ثبت سفارش را تأیید و ارسال می‌کنید. پس از ارسال، معمولاً یک تأییدیه به شما ارسال می‌شود که نشان‌دهنده موفقیت ثبت سفارش به صورت الکترونیکی است.
4- تاییدیه سند ثبت سفارش :
دریافت تأییدیه یا تصویب سفارش کالا به وسیله کارشناسان مربوطه به معنای این است که پس از ارسال سفارش خود به سازمان‌ها یا ادارات مرتبط، کارشناسان مربوطه اقدام به بررسی جزئیات سفارش، مدارک و اطلاعات مرتبط می‌کنند و پس از تحلیل و اطمینان از رعایت قوانین و مقررات، تأیید یا تصویب نهایی را صادر می‌کنند.
این تصویب به معنای تأیید معامله و انطباق آن با مقررات مربوطه است. به عبارت دیگر، کارشناسان مختص در اداره‌ها و سازمان‌های مرتبط با واردات و صادرات، اطلاعات و اسناد مورد نیاز را بررسی کرده و در صورت تطابق و انطباق، تأییدیه نهایی را صادر می‌کنند که به معنای اخذ مجوز و مجاز بودن معامله است.
5- بیمه حمل و نقل کالا :
مراجعه به شرکت بیمه و گرفتن بیمه حمل و نقل کالا به معنی اخذ بیمه‌نامه‌ای است که در صورت وقوع حوادث ناخواسته مانند خسارت، سرقت، آسیب فیزیکی و... به کالاهای شما در طول حمل و نقل جبران خسارت می‌کند. این بیمه معمولاً برای محموله‌های حملی مانند کالاهای صنعتی، تجاری و حمل و نقل بین‌المللی اهمیت دارد. هدف اصلی بیمه حمل و نقل کالا، محافظت از ارزش‌های شما در طول حمل و نقل و در مواجهه با ریسک‌های مختلف است.
6- پرداخت هزینه‌ها :
مراحل پرداخت حق ثابت سفارش کالا به بانک، که بعد از تکمیل مراحل گشایش اعتبار، تکمیل فرم بانکی، دریافت بیمه‌نامه و فاکتور فروش، و اخذ مجوز پرداخت ثبت سفارش می‌آید، به این صورت است :
بعد از تکمیل مراحل گشایش اعتبار و تکمیل فرم بانکی، شما به مرحله پرداخت حق ثابت سفارش می‌رسید. در این مرحله، ابتدا شرکت بیمه مرتبط با بیمه حمل و نقل کالا، به شما بیمه‌نامه و جزئیات پوشش را ارائه می‌دهد. سپس شما با دریافت فاکتور فروش و اخذ مجوز پرداخت از طرف مراجع مرتبط، مبلغ حق ثابت سفارش کالا را به حساب بانکی واسطه واریز می‌کنید. پس از واریز وجه، اطلاعات مرتبط با پرداخت به شرکت بیمه ارائه می‌شود تا تأیید وجود پرداخت انجام شود. در نهایت، بیمه‌نامه‌ای که جزئیات پوشش بیمه را شامل می‌شود، به شما ارائه می‌شود و مراحل پرداخت حق ثابت سفارش کالا به بانک به انجام می‌رسد.
اسناد و مدارک موردنیاز برای ثبت سفارش بازرگانی
1- کارت بازرگانی
2- پیش‌فاکتور یا پروفرما
3- استانداردهای اجباری کالا
4- شناسه فروشنده از سامانه فیدا
5- گواهی‌های فنی موردنیاز از تجهیزات مرتبط
6- ثبت سفارش موردنظر
7- اخذ اعتبار با ارائه پیش‌فاکتور، تهیه اسناد خرید و تحویل به بانک کارگزار
8- شناسه منشا برای واردات ارز
9- استاد خرید که شامل فاکتور، بارنامه، گواهی بازرسی، گواهی عدل‌بندی، گواهی میدا، و گواهی اعلامیه تامین ارز از بانک است
انواع ثبت سفارش
درخواست‌های مختلف متقاضیان می‌تواند به انواع مختلف ثبت سفارش منجر شود. در زیر توضیحی در مورد انواع مختلف ثبت سفارش بر اساس درخواست متقاضی ارائه می‌شود:
سفارش افتتاحیه :
متقاضی برای اولین بار از یک تأمین‌کننده خاص سفارش می‌دهد.
سفارش جایگزین :
متقاضی سفارشی را با یک کالا یا محصول مشابه که قبلاً سفارش داده بود جایگزین می‌کند.
سفارش اصلاحیه :
متقاضی درخواستی برای تغییر در سفارش قبلی خود دارد، مثلاً تغییر در تعداد کالاها، مشخصات فنی یا موارد مشابه.
سفارش افتتاح از محل تنخواه :
در این حالت، متقاضی از تأمین‌کننده‌ای خاص درخواست می‌کند تا کالاها را بر اساس تنخواه‌ها و نیازهای وی ارسال کند.
سفارش کانتینر :
در برخی موارد، کسب و کارها کانتینر‌ها یا واحدهای بزرگی از کالاها را برای حمل و نقل بین‌المللی سفارش می‌دهند.
سفارش حمل :
متقاضی درخواستی برای حمل و نقل کالاها از یک محل به محل دیگر دارد.
هر نوع سفارش به مراحل و مستندات خاص خود نیاز دارد و بستگی به نوع کسب و کار و نیازهای مشتریان دارد.
انواع ثبت سفارش بر اساس روش پرداخت
1- ارز بانکی :
نقدی(sight) : پرداخت نقدی به‌صورت فوری برای سفارش‌های انجام شده
مدت دار(usance) : پرداخت مبلغ در یک تاریخ آینده که از قبل تعیین شده است.
2- برات وصولی(draft):
سندی که به درخواست متقاضی توسط بانک صادر می‌شود و می‌تواند در مقصد وصول شود.
3- حواله بانکی(telegraphic transfer) :
پرداخت بانکی از طریق انتقال الکترونیکی به حساب مقصد را گویند.
4- غیر بانکی بدون انتقال ارز واردات در مقابل صادرات :
ارز متقاضی: پرداخت با استفاده از ارز محلی کشور متقاضی است.
منشا ارز خارجی: پرداخت با استفاده از ارز خارجی کشور منشا کالا است.
ثبت سفارش با استاندارد اجباری:
در مواردی که کالا نیاز به استاندارد خاص دارد، شماره استاندارد باید در اسناد ثبت سفارش درج شود.
تطبیق قیمت کالاهای وارداتی با سوابق گمرکی:
در مرحله ثبت سفارش، شرکت بازرگانی با سوابق گمرکی قیمت کالاهای وارداتی را تطبیق می‌دهد تا از زبان مالی جلوگیری شود.
هر نوع روش پرداخت دارای مزایا و معایب خود است و انتخاب بهترین گزینه باید با توجه به شرایط کسب و کار و نیازهای مشتریان انجام شود.
خدمات گروه بازرگانی تارا تجارت در زمینه ثبت سفارش کالا
ما با افتخار خدمات ثبت سفارش بازرگانی را ارائه می‌دهیم، تا به شما کمک کنیم به سادگی و با اطمینان، کالاهای مورد نیازتان را از سراسر جهان وارد کنید. با سال‌ها تجربه در این حوزه، ما درک عمیقی از تقاضاها و نیازهای مشتریان داریم و تمرکز ما بر روی ارائه راهکارهای سفارشی و موثر به منظور بهبود فرآیند بازرگانی شماست.
در "تارا تجارت"، ما به ارائه خدماتی کامل و جامع از جمله انتخاب بهترین تامین‌کنندگان، مذاکرات قوی برای شرایط معامله، مدیریت دقیق ترتیبات حمل و نقل و رسیدگی به مسائل مرتبط با مجوزها و مستندات اختصاص داده‌ایم.
با ما همراه شوید و تجربه‌ای جدید از بازرگانی بین‌المللی را تجربه کنید. ما در "گروه بازرگانی تارا تجارت" آماده‌ایم همراه شما در این مسیر باشیم و به شما کمک کنیم تا به راحتی به بازارهای جهانی وارد شوید.
برای اطلاعات بیشتر و ارتباط با ما، لطفاً به بخش تماس با ما مراجعه فرمایید.
با احترام،
تیم "تارا تجارت"